Verfahrensdokumentation GoBD
Wie Sie eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen
Die Verfahrensdokumentation GoBD ist eine Regelung des Bundesfinanzministeriums. Es sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Unterlagen und Aufzeichnungen.
Hier ist festgelegt, was beachtet werden muss, damit die Dokumente für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.
Wenn Sie nicht wissen, welche Daten für welche Zwecke in welcher Form aufbewahrt werden sollen oder wenn Sie steuerliche Fragen haben oder beraten werden möchten:
- Wenden Sie sich an unsere Steuerberater Kanzlei. Sie erhalten von uns zu allen steuerlichen Themen eine kompetente und vorausschauende Beratung: BDS Heier, Steuerberatungsgesellschaft mbH Hamburg
Von der Verfahrensdokumentation nach den Richtlinien GoBD hat jeder Unternehmer schon gehört. Aber nur wenige wissen, was man sich darunter vorzustellen hat und ob man eine haben muss. Wer eine Verfahrensdokumentation braucht und was Sie als Unternehmer wissen sollten, haben wir im Nachfolgenden zusammengefasst.
Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation GoBD?
Eine Verfahrensdokumentation ist nichts anderes als eine Art Handbuch für das betriebliche Rechnungswesen. Die gegliederte Verfahrensdokumentation GoBD lassen sich Steuerprüfer bei Betriebsprüfungen immer häufiger vorlegen.
- Jeder Betrieb, jede Firma, jedes Unternehmen, das buchhaltungsrelevante Daten verarbeitet, braucht eine Verfahrensdokumentation. Das sind die Grundsätze und die Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD).
Eine Verfahrensdokumentation GoBD sollte regulär aus vier Abschnitten bestehen:
Allgemeine Beschreibung
In der Verfahrensdokumentation GoBD geben Sie dem Steuerprüfer einen Unternehmensüberblick. Was ist der Zweck des Unternehmens, was produziert und leistet es? Welcher Mitarbeiter hat welche Aufgaben und wie sind die Betriebsabläufe strukturiert? Auch steuerrelevante Daten gehören dazu, z.B. ob Geschäfte auch bar abgewickelt werden und wer wie Rechnungseingänge bearbeitet.
Anwenderdokumentation
Sie sollte alle relevanten Rechnungsprozesse in der Verfahrensdokumentation GoBD dokumentieren, auf kritische Schritte der Bearbeitung hinweisen und die dazugehörigen Kontrollen beschreiben. Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Zu den Lieferantenstammdaten geben Sie etwa an, ob sie auf Korrektheit geprüft werden und welche Wege sie zwischen den DV-Systemen nehmen.
Technische Systemdokumentation
Hierbei wird dokumentiert, welche IT inklusive Soft- und Hardware im Einsatz ist, welche Konfigurationen vorgenommen wurden und welche Berechtigungskonzepte festgelegt wurden. Außerdem sollte innerhalb der Verfahrensdokumentation GoBD beschrieben werden, wer IT-verantwortlich ist und wer das System noch nutzt.
Betriebsdokumentation
Es soll beschrieben werden, was der Betrieb unternimmt, um eine stabile EDV sicherzustellen. Dokumentiert werden hierin Anweisungen zur Betriebssicherheit und den jeweiligen Zugriffsrechten.
Auch ein Notfallplan gehört dazu – sollte das System einmal ausfallen:
Wie wird eine ordentliche Buchführung in einem solchen Fall gewährleistet?
➔ Alles zum Thema "Nießbrauchsrecht"
➔ Alles zum Thema "Verkauf von Unternehmen"
Details einer Verfahrensdokumentation GoBD Erstellung
In der Regel schauen sich Betriebsprüfer folgende fünf Punkte an, die ein Unternehmen beschreiben sollte:
Ausgangsrechnungen
Wer im Betrieb schreibt und kalkuliert die Rechnungen und welche Software wird eingesetzt? Woher kommen die Informationen? Werden diese beispielsweise mit Hilfe von Stunden- und Material Zetteln erhoben? Wie wird kalkuliert und wie kommt die Rechnung zur Buchhaltung und dann zum Kunden?
Eingangsrechnungen
Wie gelangen Rechnungen in den Betrieb – per Post oder/und elektronisch? Wer öffnet die Post, wer prüft sie und wie gelangt eine Rechnung in die Buchhaltung? Wie wird bezahlt und wie erfolgt der Warenwirtschaftsablauf?
Banken Zahlungsverkehr
Mit welchen Banking-Optionen wird gearbeitet, wer hat eine Berechtigung für die Bankgeschäfte und wie sieht dieses Berechtigungskonzept aus?
Belege
Was geschieht mit den Rechnungsbelegen, wie kommen sie zur Erfassung und wie werden Belege archiviert?
Verträge
Wer hat das Vertragsmanagement, wer schließt neue Verträge ab?
➔ Alles zum Thema "Digitaler Steuerberater"
➔ Alles zum Thema "Pflichten DSGVO"
